社内のコミュニケーションにおいて、以下のような悩みを持っていませんか？
「スタッフの隅々まで伝えるべきことがきちんと伝わっていない...」
「それぞれ使っている連絡手段がバラバラなので、連絡がスムーズにできないスタッフがいる」
「やりとりの記録が残っていないので、何をどこまで話したかよくわからない」
対面でのやり取りはもちろんのこと、メールや電話など様々な方法で連絡してしまい、非効率なコミュニケーションを続けていると、このような問題や悩みが発生してしまいます。
そのままの状態を続けていると、取り返しのつかないミスを犯すスタッフが出てしまうことも考えられます。
しかし、ご安心ください。
社内のコミュニケーションに非効率性があったり、何らかの問題点があったりするなら、連絡手段を統一することによって、それらは改善することができます。
具体的には「ビジネスチャットツール」を活用すればいいのです。
しかしビジネスチャットツールのメリットについて、まだうまく理解できていない方は多いでしょう。
そこで今回は、ビジネスチャットを利用することで得られるメリットをわかりやすくご紹介します。
この記事を読めば、ビジネスチャットツールを使うべきかどうか、はっきりした答えが出てくるはずです。
ぜひ最後までご覧ください。
ビジネスチャットツールとは
まずはビジネスチャットツールとは何なのかという基本的な知識を紹介しましょう。
ビジネスチャットツールとは、業務連絡やスタッフ同士のコミュニケーションを目的としたツールのこと。
一般向けのチャットツールと異なり、複数人およびグループでの利用に特化した設計になっています。
また社内でやりとりをする資料や書類も送受信することができます。 重要な書類をやり取りするが故に、一般的なチャットツールと違って、セキュリティを大幅に強化しているのも大きな特徴です。
ビジネスチャットツールを利用するメリット
ここまではビジネスチャットツールとは何なのかという基礎知識について紹介してきました。
ここからは本題とも言える「ビジネスチャットツールのメリット」について紹介していきます。
ビジネスチャットツールを導入すれば、以下のようなメリットを享受することができます。
1.迅速にコミュニケーションできる
2.コミュニケーション不足を解消できる
3.場所を選ばず利用できる
4.プロジェクトや部署単位で情報共有しやすい
5.仕事とプライベートを区別できる
それではそれぞれのメリットについて、詳しく紹介していきましょう。
迅速にコミュニケーションできる
ビジネスチャットツールはメッセージが即時的に届くので、リアルタイムでやり取りできます。
メールの場合はメールアドレスや件名を入力する必要がありますが、ビジネスチャットツールは登録メンバーやグループ名を選択するだけです。 LINEのように気軽にメッセージを送れるため、メールより素早く連絡できます。
コミュニケーション不足を解消できる
今や連絡手段は電話だけでなく、メール・LINEなどのメッセージアプリと多種にわたります。
その上、リモートワークの社員が多くなりつつあるため、コミュニケーションがうまくできないケースは多いです。
ビジネスチャットツールは連絡手段を一元化するため、コミュニケーションが格段に円滑化されます。
非効率なコミニケーションを行っていたがゆえに、やり取りの回数が減っていたスタッフも多いでしょう。 しかしビジネスチャットツールを使えば、そのようなコミニケーション不足も解決することができます。
場所を選ばずに利用できる
ビジネスチャットツールはPCやスマートフォン、タブレットなど様々な端末で利用できます。
つまりインターネット回線さえ繋がっていれば、どこにいてもコミュニケーションが取れるのです。 電話回線が使えないケースも多い海外出張、広がり始めているリモートワークなど、様々な働き方をするスタッフとスムーズに連絡を取ることができます。
プロジェクト部署単位で情報共有しやすい
プロジェクトや部署など、決められたメンバーでグループを作成できるため、情報共有が効率的にできます。 Officeなどで作成した資料をメンバーに共有できる機能もあるので、グループ内で打ち合わせをする際の事前準備を一気に減らすことができます。
仕事とプライベートを区別できる
プライベートの携帯電話を社内の連絡手段として使っている会社はかなり多いです。
そうなってしまうとスタッフは仕事とプライベートを区別することができません。
しかしビジネスチャットツールがあれば、仕事で使う連絡手段が固定されるため、プライベートと仕事を明確に区別することができます。
まとめ
今回はビジネスチャットツールのメリットについて紹介してきました。
紹介したメリットを改めてまとめますと、以下のようになります。
1.迅速にコミュニケーションできる
2.コミュニケーション不足を解消できる
3.場所を選ばず利用できる
4.プロジェクトや部署単位で情報共有しやすい
5.仕事とプライベートを区別できる
上記のメリットを自社の状況と照らし合わせて「必要だ」と思うのであれば、ぜひビジネスチャットツールを導入してみて下さい。