「ビジネスチャットツールの導入を検討しているけど、ちゃんと社内に浸透しなかったらどうしようか...」
このような不安を持っていませんか？
確かに新しいツールを導入するとなれば、時間的・人為的なリソースを割くことになります。
だからこそ「導入したのはいいものの、結局浸透しなかった」なんて結果にはなって欲しくないですよね。
そこで今回の記事はビジネスチャットツールをうまく導入するためのポイントを紹介していきます。
解説するポイントを意識してすれば「宝の持ち腐れ」になる事はないでしょう。
ぜひ最後までご覧ください。
ビジネスチャットツールの導入を成功させるには？
まずはビジネスチャットツールの導入を成功させるためのポイントについて紹介しておきましょう。
具体的なポイントとしては、以下のようになります。
- 導入担当者を決める
- 導入する目的を明確化して共有する
- 運用ルールを明確化して共有する
- 既存ツールとの使い分け期間を設定する
ではそれぞれのポイントについて詳しく解説していきます。
導入担当者を決める
ビジネスチャットツールを定着させるためには、誰かが旗振り役として先導する必要があります。
ビジネスチャットツール導入担当として、ITに強いスタッフを1人任命しましょう。
現場へ使い方をレクチャーする必要があるため、誰よりもビジネスチャットツールを理解できる人を任命してください。
導入する目的を明確化して共有する
導入する目的をはっきりさせて、ツールを利用するスタッフ全員に共有しましょう。
明確化された目的が共有されていなければ、導入しても使われない可能性が高くなります。
運用ルールを明確化して共有する
運用ルールを共有して、間違った使い方や想定外の使い方をスタッフが行わないようにしましょう。
事前に明確化すべき運用ルールは、以下のようになります。
- 利用時間帯
- 投稿禁止事項
- アカウントの発行管理
- グループチャット作成権限
あまり縛りすぎると、誰もツールを使わなくなりますので注意してください。
ツールを使う上で問題やトラブルが起きそうなことを事前に想定して、ルールで縛っておくと、スムーズな運用を実現できます。
既存ツールとの使い分け期間を設定する
ビジネスチャットツールを導入したあとすぐに、今まで使っていた連絡手段を無くしてしまうと、現場は混乱し不満が溜まってしまうでしょう。
避けられたはずのトラブルや問題も生まれてしまうかもしれません。
- 電話は緊急性が高い時のみ
- メールは社外の人との連絡限定
- 〇月〇日までに完全移行
上記のように他の連絡手段を使う機会を限定しつつ、「いつまでに完全移行」とスケジューリングをしてあげてください。
これでビジネスチャットツールにスムーズに移行することができるはずです。
ビジネスチャットツールが社内に浸透しない時の解決方法
ここまではビジネスチャットツールをスムーズに導入するためのポイントについて紹介してきました。
しかし万事を尽くしても、うまくビジネスチャットツールが浸透しない事は多々あります。
そんな時、どうすればいいのでしょうか。
そこでここからは、ビジネスチャットツールを導入したものの、なかなか社内に浸透しなかったときの解決方法について紹介していきます。
紹介する解決法を先に述べますと、以下のようになります。
- マニュアルを作成する
- 勉強会を開催する
ではそれぞれの方法を紹介しておきましょう。
マニュアルを作成する
ビジネスチャットツールにマニュアルは付属しますが、それを見ただけでは理解できない人もいるでしょう。
もっとわかりやすく、噛み砕いて解説しなければ使いこなせない人も多いはず。
そこで重要になるのが、既に会社でビジネスチャットツールを使える人が、わからない人向けにマニュアルを作ってあげることです。
同じ職場で働く人間が書いたマニュアルなので、デフォルトのマニュアルよりも理解度が高まり、完全導入への浸透が早くなるはずです。
勉強会を開催する
ITスキルは人によって違います。
得て不得手があるため、ビジネスチャットツール導入後、何も教えてなくてもすぐに使える人も出てくるでしょう。
一方、どれだけマニュアルを見ても全然使えない人も現れるはず。
そこでオススメなのが、社内向けの勉強会を開催することです。
ビジネスチャットツールを既に使いこなしている人が、なかなか使いこなせない人に向けて直接使い方を教えます。
1回きりの開催では解決する事は無いでしょうから、週一回もしくは月一回と明確に日にちを決めておこないましょう。
まとめ
今回はビジネスチャットツールを上手に導入するためのポイントについて紹介しました。
あらためて振り返っておきますと、以下のようになります。
- 導入担当者を決める
- 導入する目的を明確化して共有する
- 運用ルールを明確化して共有する
- 既存ツールとの使い分け期間を設定する
完全に社内にビジネスチャットツールを浸透させるには、相応のリソースが必要になるでしょう。
しかしきっちりと浸透した日には、これまでの無駄や非効率性が省かれ、さらに効率よく業務が行えるはずです。
もしビジネスチャットツールの導入を検討しているのであれば、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。