ネット上でコミュニケーションがとれる「ビジネスチャットツール」を導入する企業が多くなってきました。
手軽にメッセージができるため、円滑にコミニケーションできるメリットがあります。
しかし、ビジネスチャットツールにはデメリットもあることをご存じでしょうか。
デメリットを知らず、メリットの面ばかりに惹かれて導入してしまうと「こんなはずではなかった」と思ってしまうかもしれません。
しかし、ご安心ください。今回はビジネスチャットツールのデメリットを紹介しつつ、解決策も合わせて解説します。
ビジネスチャットツールの導入に迷っている方にとっては、必見の内容となっているので、ぜひ最後まで読んでください。
ビジネスチャットツールのデメリット
連絡がスムーズになる等、ビジネスチャットツールのメリットは多いですが、便利になった反面、デメリットも存在しています。
具体的なビジネスチャットツールのデメリットは、以下になります。
- 無駄な会話が増える可能性あり
- 情報量の多さを原因とする「見逃し」
- 導入に経費がかかる
- ツールを浸透させるための教育が必要
それぞれの内容について、詳しく紹介していきます。
無駄な会話が増える可能性あり
メールは礼儀やマナーに注意しつつ送信するため、必要最低限の情報だけしか送らない方も多いはず。
しかし、ビジネスチャットツールではそうはいきません。
気軽に会話ができることから、思い付きで発言するケースも少なくありません。
日常会話なら良いコミュニケーションとなりますが、ビジネスや仕事において無駄な会話は生産効率の低下や集中力の低下につながってしまいます。
情報量の多さを原因とする「見逃し」
個人チャットであればチャットを遡り、情報の確認が可能ですが、100人以上など大人数で作成されたチャットグループの発言を全て確認するのは困難です。
全てのチャットの情報を見るだけで時間が浪費されてしまったり、重要な情報を見逃してしまったりする可能性があります。
導入に経費がかかる
ビジネスチャットツールの中には有料でないと、多数のユーザーが使えないものがあります。
ツールを使う人数分だけ課金されるケースも多いため、予想以上の経費を必要とすることも。
ツールを浸透させるための教育が必要
新しいビジネスチャットツールを導入する場合、新たに使い方を教育しなければいけません。
教育にはコストや時間がかかることから、一時的ではありますが、生産性や効率の低下が懸念されます。
ビジネスチャットツールのデメリットを解決する方法
ビジネスチャットツールのデメリットを挙げましたが、それらは全てちょっとした工夫で解決できます。具体的な解決方法は以下の通りです。
- 重要なチャットを分けるメンションを付けたチャットの徹底
- 無料で使用できるビジネスチャットツールを採用する
- ツールの解説をしている情報元を教える
では、それぞれの解決策について詳しく紹介しましょう。
重要なチャットを分ける／メンションを付けたチャットの徹底
無駄な会話の増加や情報の見逃しは、「チャットの分類」や「メンションを付けたチャット」を徹底すれば解決できます。
チャットを分けることで情報の分類ができ、重要な情報を見逃す恐れもありません。
そして、メンションを付けたチャットを徹底することで、さらに見逃しを予防できます。
メンションとはメッセージを読んでほしい相手を指定できる機能で、きちんと意識して使えば、誰が誰にコメントをしているのかはっきりします。
自分に関係のある話題なのかどうか一目瞭然になるため、重要な情報を見逃すこともありません。
無料で使用できるビジネスチャットツールを採用する
有料の方が優秀なビジネスチャットツールに感じるかもしれません。
しかし、無料のビジネスチャットツールの中にも、優秀なものはたくさん存在します。
その中でもお勧めするチャットツールは「Mattermost」です。
ビジネスチャットツールの代表と言える「Slack」の機能を持ちながら、無料で使えるツールです。
非常にコスパのよいツールなので、何のビジネスチャットにするか決まらないなら「Mattermost」を選ぶとよいでしょう。
ツールの解説をしている情報元を教える
新たなビジネスチャットツールを導入したからといって、必ずしも社内教育の場を改めて設ける必要はありません。
最近ではビジネスチャットツールの使い方を解決したサイトや、YouTube動画がたくさん存在します。
使い方を覚えるのに最適なサイトやYouTube動画を教えれば、社内教育の代わりになり、生産性を落とすこともありません。
まとめ
今回はビジネスチャットツールのデメリットや、その解決策を紹介しました。
ビジネスチャットツールは便利ではあるものの、デメリットも存在します。
しかし、解決できないデメリットなどありません。
今回紹介した解決方法を参考にすれば、うまくデメリットを取り除き、ビジネスチャットツールのメリットだけを享受できるでしょう。
ビジネスチャットツールを導入しようか迷っている方は、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。