中小企業やフリーランスこそ！気軽にChatGPT活用。優秀な業務効率化アシスタント

最近、生成AI関連の話題がますます豊富になってきましたね。

とはいえ、「実はあまり使ってないかも」「大手企業が活用しているのは聞くけど、うちは...」というような方もいらっしゃるかと思います。

しかし、大手にくらべてリソースの少ない中小企業や、一人でリサーチも営業もやらないといけないフリーランスにとって、業務効率化や時間短縮に貢献してくれる優秀なアシスタントになりえるのではないでしょうか。

今回は、ChatGPTを使った業務効率化の活用例を3つご紹介します。

業界概要リサーチ

自分が詳しくない業界との取引や、その業界に関連するサービスの開発を検討している場合など、リサーチするのも時間が必要です。まずは大枠を把握するのにChatGPTは便利です。

かなりざっくりですが、「農業」業界の概要を聞いてみました。

#依頼 日本の農業業界について下記を簡潔に教えて
#知りたい情報 ：市場規模(国内・海外) 、テクノロジーの活用例 、業界の現状や展望 、特有の慣例や習慣 、業界の課題

上記情報は、参考という程度ですが、ここから知りたい情報を絞ったり角度を変えてChatGPTに聞いていくと、業界理解を一段高めたり、より綿密なリサーチや企画立案のための事前情報を得たりもできます。

また上記、業界市場規模のデータが古かったので、「いつまでのデータを学習しているか」と聞いたところ、2023年9月までとの回答でした。
その後、業界についての回答を再生成したところ、市場規模について2022年の情報にアップデートしてくれました。

アイデア出し

新たな企画やアイデアを考えるのも時間がかかります。そんな時にもアイデアを広げるのに役立ちます。
ここでは、エンジニア向けのオンラインイベントのアイデアを欲しいと依頼し表形式で出力してもらいました。

#依頼 エンジニア向けオンラインイベントのテーマアイデアを出して
#前提 ：参加者は20名まで 、イベント時間は1時間
#出力 表形式：|案の番号|イベントテーマ|内容|期待される効果|

10個も出してくれました。思考の枠が広がりそうです。

さらに依頼の前提条件を変えたり、予算をいくらまでなど制限を加えたりすると、他のアイデアも提案してくれます。(上記は架空の企画)

メール作成

通常の業務メールならすぐ送れますが、個別性が高かったり、感情を交えた用途のメールは少し難易度が高い。
ちょうどよい距離感や受け手の状況や感情など考えていると意外に時間がかかってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな時にChatGPTに「型」を作ってもらうことで、時間短縮ができます。

今回は「先日の取引先との会食のお礼メールのテンプレートを作って」と依頼しました。

最初の生成文は、硬さの強い印象を受けたので、丁寧さを残しつつ、もう少し親しみやすさを足すように依頼をして上記の内容を作成してもらいました。少し距離感のある取引先を想定しています。(架空の設定です)

メール本文の文法的におかしなところはないと思いますが、オリジナリティはないので、会食時の話題や内容、これからの関係性など踏まえてアレンジすれば使えそうです。

ただメールで「敬具」はいらないですねw
手を加える際に削除しましょう。

注意点

ChatGPTは業務効率化や時間削減に役に立ちますが、今回紹介した活用例でも垣間見られたように、注意しなければならない点もあります。

・提供する情報が間違っている場合もある
特に、専門的な情報や重要な意思決定に関わる情報については、他の信頼できるソースで確認することが必要です。
またリアルタイムの情報ではない可能性もあります。

・個人情報や機密情報の扱いに注意
AIは入力されたデータを元に応答を生成するため、個人情報や機密情報が誤って外部に漏れるリスクがあります。
個人情報や機密情報は入力しないようにしましょう。

・最終判断は必ず人が行う
補助的ツールとしては優秀ですが、複雑な事象や感情の理解は苦手です。
情報の真偽、感情や文脈に沿った表現なのかなどを確認し、活用する際には、必ず人間が最終判断をすることが重要です。

さいごに

ChatGPTは、自分たちでやらなければならないことが多い中小企業やフリーランスにとって、業務効率化や時間短縮に役立つ優秀なアシスタントのような存在です。
しかも気を使わずに指示や依頼ができるときた。

ただ、間違えた情報や古い情報を提供したり、文脈や心情を読むことは難しいので、もちろん業務のすべてを任せることはできません。

しかし、本当にやるべき業務に自分のリソースを使うためや、より有意義な時間の使い方をするために効果的な手段であるのは明白です。

他にも様々な活用方法がありますので、ぜひご自身や会社の業務効率化のために活用してみてください。